Niewinne początki

Pierwotne zapytanie dotyczyło zorganizowania konferencji oraz przygotowania media kitu dla dziennikarzy. Żaden problem – pomyślałam. Trzeba tylko wynająć salę, zorganizować catering i napisać dwie strony tekstu. Jak bardzo się myliłam! Z każdym dniem dochodził nowy mail, a w nim „kapały” kolejne zlecenia. Okazało się, że oprócz porannej konferencji mamy także zorganizować wieczorny event sprzedażowy dla klientów. Pomyślałam wtedy – dobrze, weźmy tego byka za rogi. W końcu to tylko zorganizowanie sali na wieczór. O tym jak bardzo się myliłam dowiecie się za chwilę. W międzyczasie wpadło jeszcze „małe zlecenie” na zrobienie zdjęcia działki i potencjalnego widoku z okien inwestycji – czyli przynajmniej z 25 metrów.

Diabeł tkwi w szczegółach

W Skivaku stanowimy całkiem zgrany zespół, dlatego nie wahałam się prosić o pomoc w każdej sytuacji, w której czułam, że mogę samodzielnie nie podołać.

Sama w sobie organizacja miejsca konferencji prasowej i wieczornego eventu nie był bardzo skomplikowane. Tak naprawdę podstawą, jak w każdej usłudze, jest dobre zbadanie potrzeb klienta – co jest dla niego ważne, a co stawia na drugim planie, czy są czynniki, o których tylko on może wiedzieć, jaki jest budżet danego przedsięwzięcia. Trzeba też wyczuć jak częstego kontaktu i informowania o postępach prac oczekuje zleceniodawca. Zdarzają się tacy, którzy chcą usłyszeć dzień przed imprezą – wszystko zorganizowane, proszę się nie martwic, tylko przyjść jutro na prezentację, ale są też osoby, które oczekują nawet kliku telefonów dziennie i szczegółowego zadawania relacji z każdego, nawet najmniejszego postępu, a nieodebranie telefonu czy nieodpisanie na mail w czasie 30 minut wzbudza panikę. Każdy ma indywidualne potrzeby, które należy uszanować.

W przypadku sali ważna jest lokalizacja – dobry dojazd zarówno dla zmotoryzowanych (w ich przypadku musimy też pomyśleć o odpowiedniej liczbie miejsc parkingowych), jak i poruszających się komunikacją miejską. Warto wysłać zapytanie do kilku miejsc, po pierwsze dlatego że nie wszystkie obiekty mogą być wolne w wybranym przez nas terminie, po drugie dzięki temu porównamy różne oferty i będziemy mogli wybrać tę najkorzystniejszą finansowo i logistycznie. Warto dopytywać co kryje się za ceną – może tylko wynajem przestrzeni, ale może też dodatkowo zwierać rzutnik, laptop, pointer czy flipchart. Nie istnieją w tym zakresie jednolite standardy i wszystko właściwie zależy od gestora. Jeśli w ofercie cateringu dostaniemy enigmatyczną informację o przerwie kawowej, również poprośmy o dokładne rozpisanie, co zawiera oferta – kawę, herbatę, ale czy wodę i soki, ciasteczka – kruche czy ciastka z lokalnej cukierni, a może kanapki i świeże owoce? Przyznam wam się do czegoś. W czasie wieczornej imprezy była podawana powitalna lampka wina. Wino dobre, hiszpańskie, Rioja…a klient był z Francji…pamiętajcie o każdym detalu!

Moc check-listy

Przy organizacji eventów większych i mniejszych zadań jest naprawdę dużo. Żeby nie stracić kontroli nad wszystkim i osiągnąć sukces, dobrze na początku zrobić sobie tzw. check-listę, w której wynotujemy wszystkie zdania, jakie przed nami stoją. Niech ten dokument towarzyszy nam przez cały czas pracy nad projektem. Wykreślanie kolejnych zdań może nieść pewnego rodzaju perwersyjną przyjemność. W przypadku konferencji prasowej trzeba oprócz miejsca i jedzenia zadbać o materiały prasowe. Ktoś musi je napisać, ktoś zaprojektować. Muszą też być umieszczone na jakimś nośniku. W naszym wypadku nośniki były dwa – materiały drukowaliśmy i umieszczaliśmy w torbach konferencyjnych (nie zapomnijcie o notesach i długopisach), a także nagrywaliśmy go na pendrive’a. Oczywiście i torby i pendrive’y były customizowane (czyli miały nadrukowane logo klienta). Tu z nieocenioną pomocą przyszedł nasz niezastąpiony Adam, który trudne rzeczy załatwia od ręki, a niewykonalne w ciągu dwóch dni. Zorganizował wszystko pomimo zdecydowanie za krótkich terminów na produkcję personalizowanych gadżetów.

Jak myślicie – mamy salę, press-kity i gadżety – czyli wszystko, prawda? Nie! A gdzie dziennikarze? Tutaj z pomocą przyszła „matka chrzestna” nr 1, czyli Karolina, która jest moim personalnym dealerem kontaktów. Dostarczyła świetne bazy dziennikarzy regionalnych i branżowych. Oczywiście samo wysłanie zaproszeń mailowych nie wystarczy. Trzeba zrobić foll-up telefoniczny, żeby upewnić się, że dziennikarze przybędą. Tutaj zaangażowała się połowa zespołu (lista kontaktów była tak długa, że w telefony musiało zaangażować się kilkanaście osób). Dzięki temu frekwencja przekroczyła najśmielsze oczekiwania – miało być 10-13 dziennikarzy. Przyszło 21. Miało to też praktyczne odzwierciadlenie w liczbie późniejszych publikacji prasowych, a sporządzany na końcu raport prasowy wyglądał imponująco.

Wieczorny ból głowy

Wieczorna impreza też okazała się bardziej skomplikowana niż pierwotnie zakładaliśmy. Oprócz takich „błahostek” jak dobór odpowiedniego menu okazało się bowiem, że mamy zapewnić wideorelację, serię wywiadów z członkami zarządu, kwartet smyczkowy oraz artystę-plastyka, który uwieczni projekt. Tu też sprawdziła się zasada wysłania zapytań do kilku usługodawców, ponieważ rozpiętość cenowa, zwłaszcza w przypadku muzyków, była znacząca. Nie da się jednak ukryć, że najwięcej wymagań miał plastyk…wiadomo – artysta J ale ostatecznie stworzona przez niego akwarela bardzo spodobała się klientowi, więc warto było zadbać o odpowiedni komfort jego pracy.

Jeśli już o zmartwieniach mówimy…największym wyzwaniem okazało się wyokonanie zdjęcia do folderu reklamowego. Mieliśmy dwa podejścia. W ramach pierwszego wynajęliśmy dźwig koszowy, z którego fotograf wykonywał zdjęcia. Całość była do zrobienia na tzw. ASAP – czyli można śmiało rzec – na wczoraj. Kiedy już znaleźliśmy wolny podnośnik, okazało się, że prognozy pogody są (delikatnie rzecz ujmują) niezbyt optymistyczne – a zdjęcie – jak to w prospekcie – powinno być słoneczne i sielskie. Na szczęście operator dźwigu był na tyle elastyczny, że udało się go ściągnąć w ciągu 30 minut, kiedy pojawiło się okno pogodowe. Wszystko wyglądało optymistycznie…ale klientowi zdjęcia się nie spodobały – nie ten kąt, za nisko etc. Zapytacie dlaczego? Tu kluczowe znaczenie ma dobrze przygotowany przez klienta brief. Ten który dostaliśmy zawierał zdjęcie zupełnie innego fragmentu miasta, co nie byłoby problemem – ale fota była wykonana z ok. 50 metrów, a klient upierał się, że to zdjęcie z 20 metrów i z takiej wysokości mamy je wykonać. W briefie mowa była o panoramie, którą wykonaliśmy…ale kiedy klient zobaczył zdjęcie, stwierdził, że nie chce takiego szerokiego ujęcia. Dlatego pamiętajcie – przede wszystkim dopytywać, rozmawiać, wyciągać szczegóły aż do znudzenia!

No, ale jak nie my, to kto?

Kolejny pomysł – lecimy dronem. W końcu grunt to zadowolić klienta. Z tym rozwiązaniem był tylko mały problem…żeby wzbić się nad miasto – nawet dronem – trzeba mieć pozwolenie z Urzędu Lotnictwa Cywilnego, którego wyrobienie trwa ok. 3 dni roboczych. I tu do akcji wkroczyła kolejna „matka chrzestna”, czyli Sylwia, która zna chyba pół Poznania, jeśli nie świata. Myślę, że jeśli chcecie poznać Obamę – śmiało możecie zapytać Sylwię o kontakt, a uściśniecie jego dłoń. Okazało się, że Sylwia pisała kiedyś relację z największego w Polsce pokazu/targów dronów i zna dziewczynę, która jest guru w tym środowisku i na pewno coś wymyśli. Oczywiście miała rację. Okazało się, że jest firma, która lata nad miastem na podstawie pozwolenia czasowego. Wystarczy jeden telefon na lotnisko i można się wzbijać. Na szczęście wolny termin też się znalazł. Wyjmując dron trzeba też upewnić się, jakim aparatem dysponuje, bowiem mniejsze maszyny często mają kamerki sportowe, których jakość pozostawia wiele do życzenia.

Tym razem zdjęcie podobało się klientowi i przyjął je bez zastrzeżeń. Nie muszę dodawać, że nie było wykonywane z 20 metrów, tylko z 40…

Jak osiągnąć sukces?

Przede wszystkim w dobrej komunikacji (osoby pracujące w content marketingu muszą być w tym biegłe!), a także w umiejętności pracy zespołowej. Bez zgranego teamu, który stoi murem za project managerem, szanse na sukces topnieją.

Źródło zdjęcia wyróżnionego: https://imgflip.com/memegenerator/14310949/Fist-pump-baby

Chcesz się podzielić swoją opinią? Napisz do autora – e.guzek@skivak.pl