1. Zdefiniuj swoje cele

Na początek odpowiedz sobie na pytanie „co chcę przekazać moim odbiorcom?”. Jeżeli odpowiedź nie jest jednoznaczna, rozbij ją na mniejsze części. Zdefiniowanie celów na samym początku określi ramy Twojej prezentacji, dzięki czemu tworząc ją, nie odbiegniesz zbyt daleko. Postaraj się jednak zamknąć swoją prezentację w 3 do 5 części. Zbyt duże zróżnicowanie treści w ramach jednego pliku może zdezorientować odbiorców i wymagać od nich zbyt wielkiego wysiłku. A musimy być świadomi, że im więcej wymagamy od słuchaczy – tym mniej zapamiętają.

Ważne:

Pamiętaj, by używać stosownego i zrozumiałego dla odbiorcy języka. Inne argumenty przytoczysz, prezentując pomysł profesorowi, przekonując do pomysłu klienta czy znajomych z pracy.

Przykład:

„Moim celem jest przekonanie klienta do skorzystania z mojej oferty. By to osiągnąć:

– pokaże moje kwalifikację/portfolio
– przeanalizuję dotychczasowe działania klienta
– zaproponuję gotowe rozwiązania ”.
_________________________________

2. Stwórz zrozumiałą i przejrzystą strukturę

Rozbij swoją prezentację na jak najmniejsze części i uporządkuj je w odpowiedniej kolejności, w formie spisu treści umieszczonego na samym początku. Trzymaj się schematu „Wstęp > Rozwinięcie > Zakończenie”. Zarówno następujące po sobie rozdziały, jak i same slajdy powinny konsekwentnie wynikać z siebie. Pozwoli to Twoim odbiorcom poznać cały szkielet prezentacji, dzięki czemu będą gotowi na kolejne jej elementy. Skupią się na ich zrozumieniu, a nie odnalezieniu się w całości.

Ważne:

Spis treści lub agenda muszą być umieszczone na początku prezentacji, ale rzadko kiedy potrafimy je od razu sformułować. Uzupełniaj spis na bieżąco, a na końcu sprawdź, czy wszystko jest dobrze ułożone.

Przykład:

Wyobraź sobie, że ktoś prezentuje Ci swoje usługi, ale zaczyna np. od wyceny, potem opisuje, co w ogóle potrafi, a na końcu się przedstawia. Jako odbiorca, zamiast skupić się na przekazie, próbujesz odnaleźć się w totalnie nieznanej sytuacji.
_________________________________

3. Prowadź swoich odbiorców od ogółu do szczegółu

Nadawca powinien małymi krokami wprowadzać odbiorcę w dane zagadnienie, zaczynając od rzeczy ogólnych, a kończąc na szczegółowych. Najpierw powinno się zarysować tło, szerszy kontekst omawianego problemu, a dopiero potem przejść do kwestii konkretnych. Opisuj tło, ale unikaj zbędnych treści. Twój odbiorca ma skończone zasoby pamięci i cierpliwości.

Ważne:

Twoja prezentacja będzie zrozumiana, kiedy odbiorca spojrzy na nią nie swoimi, a Twoimi oczami. Poprzez stworzenie struktury i kontekstu wyznaczasz drogę, którą poprowadzisz audytorium ku zrozumieniu twojej perspektywy.

Przykład:

Tworząc np. case study kampanii marketingowej, opisz najpierw czynniki społeczne/kulturowe bądź wiodące trendy w reklamie, które stały się podłożem dla danej kampanii, a dopiero potem przeprowadź analizę marketingową.
_________________________________

4. Trzymaj się jednego stylu

Wybierz konkretny rodzaj i wielkość fontu. Trzymaj się tego przez całą prezentację. Różnice w wielkości, kolorystyce, czy typie czcionki wprowadzają do prezentacji zamęt i chaos, co w konsekwencji odwraca uwagę odbiorców od przekazu. Tytuły slajdów powinny być wyróżnione, ale muszą być zawsze w tym samym miejscu. Pozwoli to „nauczyć” odbiorcę schematu Twojej prezentacji, dzięki czemu będzie wiedział, co oznaczają konkretne elementy, zamiast zbędnie się nad tym zastanawiać.

Ważne:

Przy wyborze fontu kieruj się głównie jego prostotą i estetyką. Unikaj fontów stylizowanych lub infantylnych. Są trudne do odczytania i utrudniają percepcję.

Przykład:

To samo dotyczy całej prezentacji.
_________________________________

5. Tak mało tekstu i tak dużo przestrzeni, jak to możliwe

Minimum treści = maksimum informacji. Staraj się aranżować slajdy jak najoszczędniej. Prosty przekaz łatwiej zrozumieć, a przecież o to właśnie chodzi! Każdy kolejny wers czy punkt to dodatkowe wyzwanie dla odbiorcy i jego pamięci. Wyobraź sobie, że oglądasz prezentację, w której na każdy slajd przypada ~30 sek. Łatwiej Ci przez ten czas będzie przeczytać i zapamiętać jedno hasło, czy 5 zdań, wykres i tabelę?

Istnieje prosty sposób na sprawdzenie czy Twoje slajdy są gotowe: jeżeli jakieś zdanie, punkt czy akapit wydaje Ci się zbędny – usuń go. Jeżeli całość nie straci na jakości, to znaczy, że ta część była zbędna. A Twoja prezentacja będzie dopiero skończona kiedy usuniesz z niej wszystkie zbędne elementy.

Ważne:

Dbaj o przestrzeń. Każdy kolejny element (akapit, obrazek, animacja, przejście, etc.) może rozkojarzyć odbiorcę i odwrócić uwagę od Twojego przekazu. Jeżeli uznasz, że są to elementy niezbędne – rozbij je na kilka slajdów i ewentualnie na samym końcu, po omówieniu ich pojedynczo, powtórz wszystkie elementy razem.

Przykład:

Teraz już wiesz mniej więcej jak stworzyć dobrą prezentację, jednak to dopiero połowa najważniejszych zasad. Chcesz więcej? Koniecznie sprawdź drugą część artykułu!

---

Chcesz się podzielić swoją opinią? Napisz do autora – d.wozniak@skivak.pl

Źródła obrazka wyróżniającego: http://tech.co/wp-content/uploads/2014/08/boring_presentations.png